Egal, ob Logo, Broschüre, Website oder agiles Projekt: Vor der Arbeit kommt das Angebot. Wir erklären, was drinstehen muss, damit Kreative und ihre Kunden auf der sicheren Seite sind. Teil 3 unserer Serie.
● In Teil 1 unserer Serie »Deal? Deal!« haben wir die Basics des Angebote-Schreibens ausgeführt, in Teil 2 sind wir weiter in die Tiefe gegangen. Und in Teil 3 geht es ans Eingemachte:
Soll ich Zahlungsziele vereinbaren?
Ja, denn ein »Zahlbar bei Projektabschluss« kann sich hinziehen, etwa bis die Broschüre gedruckt oder die Website gelauncht ist. Auf ein bei vielen Unternehmen übliches Zahlungsziel von 60 Tagen sollte man sich nur einlassen, wenn man Zwischenrechnungen stellen kann – sonst ist die Durststrecke lang. Strichpunkt vereinbart in der Regel ein Zahlungsziel von 14 Tagen nach Rechnungseingang – »in dem Wissen, dass vor 30 Tagen meist nicht gezahlt wird. Aber so kann man immerhin freundlich und bestimmt nachhaken«, so Jochen Rädeker.
Vorsicht: Zahlungsziele sind nur rechtsverbindlich, wenn man ein konkretes Datum nennt. Formulierungen wie »innerhalb von 14 Tagen« reichen also nicht, und »zahlbar sofort« bedeutet ohne Datumsangabe »innerhalb der nächsten 30 Tage«. Bei Behörden oder größeren Unternehmen erkundigen Sie sich am besten nach den üblichen Laufzeiten für die Bearbeitung von Rechnungen und passen das Zahlungsziel entsprechend an. Erfragen Sie bei der Gelegenheit auch gleich den Ansprechpartner beziehungsweise den Rechnungsempfänger.
Wie viel Mehrwertsteuer muss ich berechnen?
Nach deutschem Urheberrecht kann man für Illustrationen, Fotowerke, Texte und Designleistungen ab der nötigen Schöpfungshöhe 7 Prozent Mehrwertsteuer berechnen. Das gilt vor allem für die Nutzungsrechte. Dienstleistungen sind mit 19 Prozent zu besteuern, allerdings nur solche, die nicht unmittelbar zur Entwurfsarbeit gehören, wie etwa die Drucküberwachung. Eine konkrete Regelung gibt es dafür allerdings nicht. »Bei Unsicherheiten wenden Sie sich am besten an einen Steuerberater«, rät Victoria Ringleb. Im Angebot weisen Sie Nettopreise aus mit dem Zusatz »zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer«.
Selbstständige mit weniger als 17 500 Euro Jahresumsatz sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit und können ihre Preise netto abrechnen. Trifft dies auf Sie zu, halten Sie dies im Angebot unbedingt fest, denn sonst kann es sein, dass Sie die Mehrwertsteuer aus eigener Tasche nachzahlen müssen. Dies passiert auch, wenn Sie im Laufe des Jahres die 17 500-Euro-Grenze überschreiten. Also kalkulieren Sie am Jahresanfang realistisch!
Mehr zum Thema »Design-Angebote schreiben« lesen Sie in der Titelstory in PAGE 04.2018:
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Wie berechne ich Nutzungsrechte, und wie halte ich das im Angebot fest?
Der Branchenverband AGD rät dazu, Nutzungsrechte gesondert zu berechnen, also zusätzlich zur Vergütung der Designleistungen. Dass das viele Kunden irritiert, weiß Alexander Koch aus der AGD-Mitgliederberatung. »Aber Designleistungen sind in der Regel urheberrechtlich geschützt und werden unterschiedlich genutzt.« Daher sei es für beide Seiten sinnvoll, im Angebot festzuhalten, wie eine Designleistung verwendet werden soll und die Nutzungsrechte entsprechend räumlich und zeitlich anzupassen.
Die AGD stellt in ihrem Vergütungstarifvertrag eine Matrix zur Verfügung, in der man gemäß Dauer und räumlicher Verbreitung die Höhe der Vergütung der Nutzungsrechte berechnen kann. Sie kann zwischen dem 0,1- bis Sechsfachen der Entwurfsvergütung liegen. »Kunden wissen oft nicht, dass es die Nutzungsrechte sein können, die ein Werk günstiger machen. Werden diese zeitlich oder räumlich beschränkt, sinkt der Preis. So zahlt der Auftraggeber nur für das, was er auch wirklich nutzt«, erklärt Koch.
Jochen Rädeker sieht das anders: »In Zeiten des Internets sind beschränkte Nutzungsrechte nicht mehr darstellbar. Für die Nutzung eines Logos auf einer Website müsste ich astronomische Summen verlangen. Das ist unrealistisch und kundenfeindlich.« Einkaufsabteilungen großer Unternehmen lassen sich nach seiner Erfahrung auf so etwas nicht ein. Er plädiert stattdessen dafür, den Stundensatz so zu veranschlagen, dass dieser die Nutzung mit abdeckt. Im Angebot könnte dann folgender Passus stehen: »Die Nutzungsrechte für XY werden zeitlich und räumlich uneingeschränkt ohne Zusatzkosten dem Auftraggeber übertragen.« Vorsicht: Wer ausschließliche Nutzungsrechte einräumt, nimmt sich selbst das Recht, mit dem Projekt Eigenwerbung zu betreiben. Dies sollte man sich mit einem schriftlichen Zusatz vorbehalten.
Wie weise ich Leistungen und Rechte Dritter im Angebot aus?
Schon im Angebot sollte man festhalten, mit welchen externen Partnern man arbeiten wird: Fotografen, Bildagenturen, Druckereien et cetera. Diese bezahlt der Kunde im Idealfall direkt, denn sonst haftet der Kreative für deren Leistung. Fremdlizenzen erwirbt man am besten per Bevollmächtigung im Namen des Kunden, rät Alexander Koch. Bei einigen Bildagenturen kann man ein gesondertes Konto für den Kunden einrichten oder ihn beim Erwerb als Nutzer eintragen. »Bildagenturen haben zwar erkannt, dass Designer die Bilder samt Rechten an ihre Kunden übertragen müssen. Weitergehende Übertragungen von Kunden an Unbekannte, also zum Beispiel andere Agenturen, können aber die Designer in die Mithaftung nehmen«, warnt Koch.
Die Kosten für Leistungen und Lizenzen Dritter lassen sich vorschießen, auch wenn die Rechnung auf den Auftraggeber ausgestellt ist. Die Auslagen können Sie brutto, also ohne Ausweisen der Mehrwertsteuer, als separaten Posten auf der eigenen Rechnung aufführen und die Originalrechnung des Lieferanten beifügen. So muss der Kunde nur eine Rechnung begleichen, Sie sind aber abgesichert gegen Rechtsansprüche Dritter. Strichpunkt erhebt in solchen Fällen eine Service-Fee von 15 Prozent.
Zudem muss man den Kunden darauf hinweisen, dass er Lizenzen für Bilder und Schriften erwerben muss beziehungsweise dass die erworbenen Rechte eventuell zeitlich begrenzt sind. Vorsicht bei Bildagenturen: »Die meisten übertragen einem nur das Fotografenrecht, die Rechte von abgebildeten Personen oder an Gegenständen sind womöglich ungeklärt«, so Alexander Koch. »Sollte Ihr Kunde in Zweifelsfällen, auf die Sie ihn hingewiesen haben, an der Verwendung der Bilder festhalten, sollten Sie sich von der Haftung freistellen lassen, was allerdings nur im Innenverhältnis zum Kunden gilt.«
Wie gehe ich mit Material- und Reisekosten um?
Materialkosten werden in der Regel nach Aufwand berechnet und sind nicht automatisch in der Vergütung enthalten. Statt jeden Posten einzeln aufzuzählen und sich am Ende mit dem Kunden über die Anzahl an Farbkopien zu streiten, lässt sich das am besten über eine Pauschale darstellen. Strichpunkt berechnet zum Beispiel stets 3 Prozent vom Nettoauftragswert für Materialkosten. Darin nicht inbegriffen sind Sonderausgaben wie Kurierdienste auf Kundenwunsch oder extra angeforderte Farbproofs.
Reisekosten kann man entweder nach Beleg beziehungsweise nach ausgewiesenen Preisen (zum Beispiel auf www.bahn.de ) abrechnen oder, wenn ein Auftrag viele Reisen erfordert, über eine Pauschale. Die Reisezeit lässt sich – zumindest anteilig – als Arbeitszeit anrechnen. Beides besprechen Sie am besten offen mit Ihrem Kunden.
Alle Fragen, Antworten sowie Case-Beispiele finden Sie in PAGE 04.18, die Sie hier kaufen können.
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