Egal, ob Logo, Broschüre, Website oder agiles Projekt: Vor der Arbeit kommt das Angebot. Wir erklären, was drinstehen muss, damit Kreative und ihre Kunden auf der sicheren Seite sind. Teil 1 unserer Serie.
●Gute Zusammenarbeit braucht eine gute Grundlage. Für Designleistungen ist dies in der Regel ein sauber aufgesetztes und vom Kunden bestätigtes Angebot. In ihm legt der Kreative – Freelancer ebenso wie Agentur – seine Leistung, die Kosten sowie Rahmenbedingungen fest. Das klingt einfach, ist es aber nicht unbedingt. Gerade Berufsanfänger und Einzelkämpfer tun sich manchmal schwer mit dem rechtssicheren Formulieren von Angeboten und allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). In dieser Serie beantworten wir die wichtigsten Fragen. Los geht’s!
Was muss ich klären, bevor ich ein Angebot schreibe?
Vor der Erstellung eines Angebots sollten Sie nicht nur die wichtigsten Projektpunkte abfragen, sondern auch ein Gespür für den Kunden entwickeln. Jochen Rädeker, Mitgründer und Managing Partner der Designagentur Strichpunkt in Stuttgart und Berlin, empfiehlt deshalb eine persönliche Begegnung: »Gerade bei Neukunden ist uns das sehr wichtig – und den Auftraggebern zumeist auch. Denn ob die Chemie stimmt, ist letztlich wichtiger für den Erfolg eines Projekts als der Preis.«
Besteht ein Unternehmen auf ein Angebot ohne Treffen, ist laut Jochen Rädeker Vorsicht geboten: »Solche Anfragen sind oft von den Einkaufsabteilungen getrieben oder beruhen auf konzerninternen Regelungen, nach denen ein Job alle drei Jahre ausgeschrieben werden muss, auch wenn keiner der Beteiligten daran Interesse hat, die Zusammenarbeit mit den bestehenden Partnern zu beenden. In solchen Fällen lohnt sich der Aufwand, den ein Angebot erfordert, oft nicht.«
Der Strichpunkt-Chef rät außerdem, nach dem Budgetrahmen zu fragen: »Wenn ich weiß, was der Kunde ausgeben will, kann ich sagen, welche Leistung wir für diesen Betrag erbringen können.« Hat Ihr Auftraggeber keine genaue Vorstellung, sagen Sie ihm, womit er in der von ihm gewählten Größenordnung rechnen muss. Liegen die Vorstellungen zu weit auseinander, können Sie die Verhandlung getrost beenden.
Wie schätze ich den Aufwand für ein Projekt ein?
Für ein realistisches Angebot muss man wissen, wie viel Zeit und Arbeit ein Projekt erfordert. Dabei helfen zum einen Erfahrungswerte (sofern man diese Art von Projekt schon ein paar Mal gemacht hat), zum anderen eine klare Kommunikation mit dem Kunden. »Ich bin zum Beispiel dankbar für einen Hinweis, wenn die Mühlen in einem Konzern sehr langsam mahlen«, meint Jochen Rädeker. Dann kann er entsprechend mehr Zeit einplanen. Denn als Basis für jedes Angebot dient bei Strichpunkt der Stundensatz, der für alle Kunden identisch ist. »Wir bieten jedem unsere bestmögliche Leistung zum selben Preis«, erklärt er. »Was variiert, ist die Komplexität der Projekte – dadurch entstehen Mehrkosten.« Konzerne benötigen oft mehr Workshops, Kundenbefragungen, Abstimmungsschleifen sowie eine Ausarbeitung für eine größere Anzahl von Medien als der Kunde nebenan. Deshalb sollte man im Vorgespräch genau die Arbeitsabläufe und den Umfang des Projekts klären.
Das Ziel ist immer, möglichst genau zu kalkulieren. »Ein Angebot, von dem ich weiß, dass ich es überschreiten werde, ist kein gutes Angebot – und kein guter Start in eine vertrauensvolle und langfristige Kundenbeziehung«, so Jochen Rädeker. Sein Tipp: Bei größeren Projekten ein Angebot nicht nur per Post oder E-Mail verschicken, sondern es in einer Präsentation vorstellen. So kann man Fragen direkt beantworten und Passagen klarer formulieren. Das verbessert die Chancen für ein gemeinsames Verständnis.
Sollte ich für Akquisezwecke in Vorleistung gehen?
Das hängt vom Auftrag ab. »Für ein relativ einfaches Projekt wie beispielsweise einen Geschäftsbericht sollte man nicht in Vorleistung gehen«, erklärt Victoria Ringleb, Geschäftsführerin der Allianz Deutscher Designer (AGD). In dem Fall kann man auf ähnliche Jobs im Portfolio hinweisen. Besteht der Kunde dennoch auf Ideenskizzen, teilen Sie ihm höflich mit, welchen Stundensatz Sie dafür verlangen.
Geht es dagegen um ein längerfristiges Projekt, etwa einen umfassenden Corporate-Design-Relaunch, ist es sinnvoll, Ideen auszutauschen und Scribbles anzufertigen. Dadurch bekommt man ein besseres Gefühl dafür, wohin die Reise gehen soll – und minimiert das Risiko, dass der Kunde mit den späteren Entwürfen unzufrieden ist. »Prinzipiell sollte man vorab aber nicht zu viel verschenken«, so Ringleb. Besonders in Pitch-Situationen, wenn noch nicht klar ist, wer den Auftrag bekommt, empfiehlt es sich, den Umfang der Vorleistung davon abhängig zu machen, ob es ein Pitch-Honorar gibt und wie hoch dieses ist.
Mehr zum Thema »Design-Angebote schreiben« lesen Sie in der Titelstory in PAGE 04.2018:
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Was unterscheidet eine Kostenschätzung vom Angebot?
Im Gegensatz zu einem Angebot ist eine Kostenschätzung nicht rechtsverbindlich. Daher bietet es sich an, bei Projekten, deren Umfang nicht genau abzusehen ist, zunächst eine Kostenschätzung vorzunehmen. »Bei einer Broschüre kann ich kein Pauschalangebot machen, bevor ich nicht weiß, ob der Kunde Stockfotos einsetzen will oder auf einem Starfotografen besteht«, erklärt Jochen Rädeker. »In dieser Phase ein verbindliches Angebot abzugeben, kann Harakiri sein, denn der Kunde hat einen Anspruch darauf, dass ich mich in dem ursprünglich gesetzten Rahmen bewege – selbst wenn ich mich extrem verschätzt habe.« Erst wenn die Details eines Konzepts geklärt sind, sollten Sie ein konkretes Angebot stellen.
Wann wird aus einem Angebot ein Vertrag?
Sobald der Kunde Ihr Angebot angenommen hat, besteht ein Vertrag. Wichtig: Angebot und Annahme müssen in den wesentlichen Punkten übereinstimmen. Sonst besteht ein Dissens und es kommt kein Vertrag zustande. Im Design handelt es sich meist um Werkverträge, das bedeutet: Der Designer schuldet die Herstellung eines Werks und der Auftraggeber dessen Bezahlung.
Lassen Sie sich Ihr Angebot möglichst schriftlich bestätigen. Zwar gelten im deutschen Vertragsrecht auch mündlich geschlossene Verträge, doch lassen sich die Bedingungen im Streitfall schlecht nachvollziehen und beweisen. Für die Bestätigung können Sie auch eine Frist setzen, mit dem Hinweis, dass Sie nach deren Ablauf nicht mehr an die ausgewiesenen Preise gebunden sind und nicht dafür garantieren können, dass Sie dann noch ausreichende Kapazitäten für das Projekt haben. Beginnen Sie unbedingt erst nach der Zusage mit der Arbeit.
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